Le norme che riguardano la documentazione amministrativa sono raccolte in un Testo Unico (Decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, aggiornato dalla legge n. 183/2011).
Dall'1.1.2012 le pubbliche amministrazioni ed i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive sotto indicate (alla voce "Ciò che è autocertificabile"), nonché tutti i dati ed i documenti in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte del cittadino, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti. Le pubbliche amministrazioni sono altresì tenute ad accettare le dichiarazioni sostitutive presentate dall'interessato.
Le autodichiarazioni sono di due tipi: le dichiarazioni sostitutive di certificazione e le dichiarazioni sostitutive di atto notorio.
Ai cittadini dell'Unione Europea si applicano le stesse disposizioni stabilite per i cittadini italiani, mentre per gli extracomunitari l'utilizzo delle due tipologie di dichiarazioni è limitato ai fatti, stati e qualità attestabili da soggetti pubblici italiani.
Quando occorre, invece, presentare una copia autentica, si può anche richiedere che l'autenticazione sia fatta dal dipendente addetto dietro semplice esibizione dell'originale che non deve restare depositato presso l'Amministrazione.
Modalità alternative all'autenticazione di copie
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può riguardare il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione è conforme all'originale.
data e luogo di nascita | nascita del figlio/a |
residenza | decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente |
cittadinanza | godimento dei diritti civili e politici |
tutti i dati riguardanti lo stato civile (celibe, coniugato o vedovo o stato libero) | stato di famiglia (adozioni, figli a carico) |
esistenza in vita |
titolo di studio | esami sostenuti |
iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni | appartenenza a ordini professionali |
qualifica professionale posseduta | titoli di specializzazione/di abilitazione/di formazione, aggiornamento e di qualificazione |
situazione reddituale o ecomica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali | possesso e numero codice fiscale / partita I.V.A. e qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria |
assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto | stato di disoccupazione |
qualità di vivenza a carico | qualità di pensionato e categoria di pensione |
qualità di studente |
qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili | non aver riportato condanne penali, di non essere a conoscenza di essere sottoposto a precedenti penali |
iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo | tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio |
tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile |
E ancora:
I cittadini vengono sollevati da taluni adempimenti per procurarsi certificati e documenti presso diversi sportelli. Sia i cittadini, che le pubbliche amministrazioni, hanno precise responsabilità.
Le amministrazioni non possono rifiutare le dichiarazioni sostitutive nei casi in cui sono previste, perché ciò comporta violazione dei doveri d'ufficio e sono tenute a svolgere gli opportuni controlli, per verificare la veridicità delle autodichiarazioni presentate. Il cittadino è tenuto a rendere sempre dichiarazioni veritiere.
Nel caso di dichiarazione falsa o infedele, le pubbliche amministrazioni, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da responsabilità per gli atti emanati in conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi, mentre il responsabile incorre nelle sanzioni penali previste dalla legge e perde gli eventuali benefici conseguiti attraverso la dichiarazione falsa. Le dichiarazioni sostitutive vanno, quindi, rilasciate con attenzione dal cittadino nella piena consapevolezza che la falsità comporta pesanti conseguenze.
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